KONFERENZRAUM EINRICHTEN
Machen Sie Ihre Besprechungen und Webkonferenzen erfolgreich
Der Konferenzraum – erfolgreich besprechen und kommunizieren
Konferenzräume werden immer häufiger multifunktional genutzt.
Seit der starken Zunahme von Webkonferenzen über Teams, Zoom und Webex haben sich die Anforderungen an den Raum, dessen Architektur, Einrichtung und technischer Ausstattung weiter erhöht. Allen Anforderungen dabei gerecht zu werden, wird immer schwieriger.
Die Planung ist bei einem Konferenzraum einscheidend
Wichtig ist es sich im Vorfeld Gedanken über die hauptsächliche Nutzung des Konferenzraums zu machen.
Steht die Videokonferenz im Vordergrund sollte die Breitseite des Tisches den Monitoren gegenüberstehen, damit jeder Teilnehmer von der Videokamera gut erfasst werden kann.
Bei klassischen Konferenzen mit Präsentationsunterstützung wird aber das Längsformat favorisiert.
Step by Step zu erfolgreichen Webkonferenzen im Konferenzraum
- Den richtigen Raum auswählen
- Raumakustik, Licht und die passenden Möbel
- Welche AV-Technik bietet im Zusammenspiel die beste Lösung?
- Wie schule ich die Mitarbeiter für gute Ergebnisse?
- Welche Rolle spielen externe Einflüsse auf die Qualität der Konferenz?
Ein Konferenzraum soll folgende Eigenschaften haben:
- Gute Raumakustik mit wenig Nachhall
- Kein Lärm von außen oder laute Geräuschquellen innen.
- Teppichboden statt Trittschall
- Gute Ausleuchtung aller Teilnehmer
- Keine Ablenkung durch durchsichtige Fenster, Türen und Wände
- Vertraulichkeit der Inhalte durch visuellen Schutz und akustischen Dämmung
- Pastellfarbener Kamerahintergrund, mit Firmenlogo.
- Komfortable Möbel
- Leise Lüftung und Raumkühlung.
Daran ist bei der Einrichtung eines Konferenzraumes zu denken
1. Welche Kriterien sollte der Konferenzraum erfüllen?
Ein Konferenzraum sollte genügend Fläche und Volumen für die dort versammelten Personen haben. So stellt sich zuerst die Frage wie viele Menschen sollen dort für eine Besprechung zusammenkommen. Auch die Dauer und die Art der Konferenzen haben Einfluss auf den benötigten Raum.
Um konzentriert Besprechungen abhalten zu können benötigt es ausreichend Schall- und Sichtschutz, um unnötige Ablenkung zu vermeiden. Zudem sind akustische Maßnahmen im Raum erforderlich, um Hall und Lärm zu reduzieren. Bei der Farbgestaltung sollte man auf einen homogenen, wenn möglich pastellfarbenen Hintergrund achten, sowie für gute und geleichmäßige Beleuchtung sorgen. Laute Geräuschquellen, wie Klimaanlage oder Beamer können zu Beeinträchtigungen führen und sollten vermieden werden. Hier finden Sie einige Tipps zur Verbesserung der Raumakustik.. >> mehr lesen
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2. Die richtige Schalldämmung für den Konferrenzraum
Sehr wichtig ist auch die gute Schalldämmung von Wänden, Fenstern und Türen. Dies hat zwei wichtige Aspekte, einerseits reduziert sich der Geräuschpegel und andererseits bleiben vertrauliche Informationen im Konferenz- oder Besprechungsraum. Damit dies auch an heißen Tagen gut funktioniert benötigt man für den Konferenzraum eine gute Lage (z.B. zum Innenhof), Sonnenschutz und eine leise Lüftung und Kühlung. Klassische, im Raum montierte Airconditioner, sind bei hoher Kühlstufe in der Regel zu laut und stören bei Besprechnungen. Das gleiche gilt für alte Projektoren, Kühlschränke und andere Geräte mit lauten Lüftern.
3. Was umfasst die technische Ausstattung eines Konferenzraums?
Woher kommen die Bildinhalte, gibt es stationäre Quellen wie einen MTR (Teamsroom), PC oder TV-Empfänger oder heißt es BYOD (Bring your own Device) oder BYOM (Bring your own Meeting). Hier stellt sich dann die Frage der Konnektivität – Kabel oder drahtlos? Drahtlos-Lösungen wie ClickShare übertragen die Daten via USB im W-LAN, dies bringt meist die IT-Abteilung aus Sicherheits- und Qualitätsgründen ins Spiel. Andere Hersteller wie NorthVision übertragen über die Grafikkarten-Schnittstelle im Gigaherz-Bereich.
Ohne Ton geht bei der Videowiedergabe und Videokonferenzen gar nichts. Gute, gerichtete Lautsprecher und hochwertige Mikrofone werden dazu ebenso benötigt wie ein digitaler Soundprozessor mit Echocancelling. Gerade bei unterschiedlich genutzten Räumen sind Deckenmikrofone eine gute Lösung. Die Line-Array-Mikrofontechnik ermöglicht die gezielte Tonaufnahme und das auskommentieren von lästigen Geräuschquellen. >> mehr lesen
4. Wie so ist die Steuerungstechnik und die Bedienung so wichtig??
Last but not least ist die Steuerung der Kommunikations- und Raumtechnik für die problemlose Nutzung der Räume entscheidend. Durch die unterschiedlichen Nutzungsszenarien stehen eine Vielzahl von Auswahlmöglichkeit zur Verfügung. Welche Kamera mit welchem Ausschnitt, welche Quelle auf welchen Monitor, welches Mikrofon soll verwendet werden, usw.? Damit ist in der Regel der Anwender komplett überfordert. Die Lösung besteht aus einem Bündel von Maßnahmen:
- Weitgehende Automatisierung, z.B. durch einen Kontakt in der Trennwand oder einem Helligkeitssensor.
- Festlegung von Standards – die Bedienung der Technik ist intuitiv und in allen Konferenzräumen mit der gleichen Symbolik aufgebaut
- Beim Anschalten der Anlage startet die Technik immer mit vordefinierten Einstellungen, welche der üblichen Nutzung entsprechen, und ruft nicht die zuletzt gemachten Einstellungen eines anderen Nutzers auf.
- Das Touchpanel informiert immer über den aktuellen Stand, fordert im Klartext Aktionen und gibt Feedback über das was jetzt passiert. >> mehr lesen
Welche Anzeigegeräte kommen für den Konferenzraum in Frage?
Der vordergründig wichtigste Punkt ist die Visualisierungstechnik, hier stehen 3 Technologien zur Auswahl, Monitore bis 100“ Diagonale, und für noch größere Bilder, Projektoren und LED-Wände. Hier definiert in der Regel die Raumhöhe die maximale Bildgröße. Weitere Kriterien für die Auswahl der Technik ist die Umfeldhelligkeit, der Betrachtungsabstand, räumliche Gegebenheiten und das Budget. Natürlich beeinflussen auch die Anwendungen die ausgewählte Technik. Bei Webkonferenzen werden oft Dual-Monitorlösungen verwendet. >> mehr lesen
5. Welche Konferenzraum-Lösung ist die Richtige?
Bevor wir diese Frage beantworten können, müssen wir über die Anwendungen sprechen und uns den Raum ansehen. Ist es ein kleiner Konferenzraum für 8-16 Teilnehmer, dann reicht in der Regel ein großer Bildschirm und eine gute Soundbar oder zwei Lautsprecher für Präsentationen aus.
Soll der Konferenzraum aber auch für Webkonferenzen genutzt werden, benötigen wir bei kleineren Räumen eine hochwertige Videosoundbar und bei den größeren Räumen eine intelligente Kamera, eine Deckenmikrofon mit Mikrofonarrays und gute Lautsprecher und natürlich die Technik dazwischen. Je nach Schwerpunkt der Nutzung wird der Raum quer oder längs ausgerichtet.
Wirklich große Konferenzräume, z.B. Boardrooms benötigen häufig eine Sprachverstärkung im Raum. Dafür gibt es drahtgebundene und drahtlose Konferenzsysteme welche festeingebaut oder auch mobil auf den Tischen platziert werden können. Eine Alternative sind auch hier Line-Array-Deckenmikrofone. Der Vorteil der Deckenmikrofone ist, dass sie den Trittschall von Tassen und Gläsern nicht so intensiv übertragen und dass eine falsche Nutzung praktisch nicht möglich ist. >> mehr lesen
Konferenzraum einrichten – wir kümmern uns um Technik & Details
Seit über 30 Jahren beraten wir bereits Unternehmen aus den verschiedensten Branchen im Bereich der Medien- und Konferenztechnik. Wir wissen also aus Erfahrung worauf es bei der Einrichtung eines Konferenzraumes ankommt. Lassen Sie sich daher von uns bei der Auswahl der richtigen Komponenten und bei der Umsetzung Ihres Konferenzraums beraten und unterstützen.
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